如果开发系统全靠感觉，属于是“修仙式开发”😅。但也正因为如此，站在项目管理者的角度，需要将开发人员拉回到现实，系统性地 补齐文档、规范交付物，为后续维护、迭代和人员变动铺平道路。
以下为我在公司上班后总结的一个标准信息系统（如后台管理系统、CRM、MES、ERP、商城等）在开发完成后必须补齐的文档和资料清单：
软件项目全生命周期文档实施规范
项目文档需要弄清楚一下重点：
- 统一的文档模板清单（写什么）
- 约定的命名规范（怎么写）
- 明确的分派策略（谁来写）
一、项目阶段划分与文档需求
| 阶段 | 目标 | 是否需要文档 |
|---|---|---|
| 1. 立项 | 明确项目目标与边界 | ✅ |
| 2. 需求分析 | 明确做什么功能 | ✅ |
| 3. 系统设计 | 明确怎么实现 | ✅ |
| 4. 开发 | 实现功能代码 | ✅ |
| 5. 测试 | 确保交付质量 | ✅ |
| 6. 上线/运维 | 可交付、可维护 | ✅ |
二、各阶段文档清单与实施要求
| 阶段 | 文档名称 | 命名规范示例 | 文档内容 | 负责角色 |
|---|---|---|---|---|
| 立项阶段 | 项目立项书 | WMS项目立项书.docx | 背景、目标、范围、约束、干系人 | 项管 |
| 项目计划书 | WMS项目计划书.docx | 甘特图、里程碑、人员计划、预算等 | 项管 | |
| 需求阶段 | 需求说明书 | WMS需求说明书v1.0.docx | 功能点、业务流程图、页面字段说明 | 产品 + 架构 |
| 用例说明书 | WMS用例说明.docx | 每个用例场景、前置条件、流程、异常 | 产品 | |
| 设计阶段 | 系统架构设计 | WMS系统架构设计.md | 架构图、分层、技术选型说明 | 架构 |
| 数据库设计文档 | WMS数据库设计.md | ER图、表结构设计、字段说明 | 后端 | |
| 接口文档 | 出库功能接口文档.md入库接口文档.yaml对接ERP接口文档.json | 可用 Swagger/OpenAPI/Postman 导出 | 后端 | |
| UML图 | 认证模块 UML类图.png下单模块 UML时序图.png | 建议使用 PlantUML或其他可以保存源文件的软件 | 架构 + 模块负责人 | |
| 开发阶段 | 模块设计说明 | 支付模块 模块设计.png | 模块职责、类设计、调用流程、异常设计 | 模块负责人 |
| 配置说明/依赖说明 | WMS配置说明.md | 项目名_Config_Guide.mdSpring、Docker、Nginx、Redis 等配置项 | 架构师 | |
| 测试阶段 | 测试计划 | WMS测试计划.md | 测试策略、测试范围、周期安排 | 测试 |
| 测试用例 | 支付模块 测试计划.md | 功能点、步骤、预期结果、优先级 | 测试 | |
| 缺陷记录表 | WMS缺陷记录表.xlsx | 编号、描述、严重级别、状态、责任人 | 测试 | |
| 上线运维 | 运维手册 | WMS运维手册.md | 部署步骤、目录结构、监控项 | 后端+运维 |
| 用户操作手册 | WMS用户手册.pdf | 图文说明操作流程、系统入口、常见问题 | 前端 + 产品 | |
| 管理员手册 | WMS管理员手册.pdf | 权限管理、系统配置、数据导入等 | 后端 + 产品 | |
| 版本发布日志 | WMS版本日志v1.0.md | 功能列表、Bug修复、兼容性说明 | 项管 + 开发汇总 |
三、文档详细说明
项目级文档
| 文档名称 | 说明 |
|---|---|
| 项目立项书 | 包含系统背景、目标、核心功能、使用人群等 |
| 项目计划书 | |
| 需求规格说明书 | 描述系统功能、非功能性需求、接口需求，来源可能是历史聊天记录、脑图或会议纪要 |
| 开发计划/进度记录（可选） | 如果历史没有，也要补一份当前的实际交付内容和时间 |
| 版本发布日志 | 每次上线内容、Bug修复、功能点列清楚，为后续追责或排查问题准备 |
系统设计类文档
| 文档名称 | 说明 |
|---|---|
| 系统架构设计文档 | 描述系统的整体架构，比如前后端分离、微服务架构、数据库选型、Redis、消息队列等用法 |
| 部署架构图 + 运维手册 | UML组件图、服务器拓扑图、部署说明，建议补上 Dockerfile、nginx 配置、CI/CD 流程等 |
| 数据库设计文档（ER图） | 包括：ER 图（实体关系图）、建表 SQL、字段含义、字段约束、索引设计、主外键约束 |
| 接口文档（OpenAPI 或 Postman） | 每个接口的 URL、请求参数、响应格式、鉴权规则、错误码等，缺一不可 |
| UML 图（重点） | 至少要补以下几种： |
- 用例图（体现用户能做什么）
- 时序图（接口调用链）
- 类图（模块内部类结构）
- 活动图（复杂流程逻辑）
模块功能级文档
| 文档名称 | 说明 |
|---|---|
| 功能设计说明书 | 每个模块（如用户管理、订单管理、报表模块等）都要有详细说明，包含流程图、输入输出、约束、边界处理 |
| 权限设计说明文档 | 用户角色、访问控制、菜单权限、字段权限、数据权限规则（如 org_id、dept_id） |
| 状态机设计文档（如果有状态流转） | 比如订单状态、审批流、生产任务状态等，描述状态转移图及每个状态的业务含义和触发条件 |
| 审计日志设计（如有） | 包括哪些操作记录、怎么记录、存在哪张表、怎么查询等 |
测试 & 验收文档
| 文档名称 | 说明 |
|---|---|
| 测试用例文档 | 补全功能测试、接口测试、异常测试用例，哪怕简单列一下也好 |
| Bug 清单 + 修复记录 | 能体现当前系统是否稳定、有无遗留问题 |
| 验收报告 | 哪些功能完成了、达到了什么目标，便于后续交付和项目结束归档 |
用户文档
| 文档名称 | 说明 |
|---|---|
| 用户手册（操作说明） | 每个页面怎么用、注意事项、截图示例等 |
| 管理员使用手册 | 管理员如何配置权限、查看日志、做运维 |
| FAQ 常见问题集 | 方便未来提效，例如登录不了、上传失败等场景的应对方法 |
其他资料
| 项目资产 | 建议 |
|---|---|
| 代码仓库结构说明 | 各模块目录说明，技术栈简介，快速入门 |
| 依赖列表（Pom/Package 描述） | 所有依赖包版本、用途说明 |
| 脚本归档 | 初始化数据脚本、数据清洗脚本、定时任务配置等归档 |
四、分派策略
- 让每个开发负责自己模块的文档，责任到人，以模块负责人为单位划分任务。 否则效率低、内容偏差大。
- 设定 deadline + 审核机制：文档必须提交到某个 Git 仓库 docs 目录，统一命名格式。
- 该自动化的尽量自动化：ER图、接口文档、时序图很多 IDE 有插件辅助生成，比如：
- Swagger/OpenAPI 生成接口文档
- PowerDesigner / dbdiagram.io 生成 ER 图
- PlantUML 自动画类图、用例图
必须产出必要的文档，如果功能模块比较普遍，例如用户登录注册，可以不输出架构设计图。但必须要针对当前模块的功能进行详细说明，如模块功能单一细化，则必须额外说明，例如任务的状态流转，则必须详细说明任务的状态触发事件和流转逻辑。
| 模块 | 负责人 | 文档要求 |
|---|---|---|
| 用户管理 | 张三 | 接口文档、类图、模块设计文档 |
| 权限系统 | 李四 | 权限模型、角色说明、状态图 |
| 任务管理 | 王五 | 状态流转图、活动图、接口文档 |
五、实施工具
加粗为推荐方案或已实施方案
| 类型 | 工具 | 推荐理由 |
|---|---|---|
| 文档协作 | Confluence / 飞书 / 语雀 | 多人协作编辑、版本可控 |
| 图形设计 | Draw.io / PlantUML / Lucidchart | UML、流程图、状态图制作 |
| 接口管理 | Postman / Apifox / Swagger | 接口文档自动化同步 |
| 项目管理 | 飞书 / tapd / Jira | 任务划分、进度追踪 |